Manuale pratico per raggiungere e fidelizzare il mercato dei meeting e seminari
(2000 - ed. Teamwork con la collaborazione di PromoVeneto) - Euro 13,00

PRESENTAZIONE

Turismo congressuale senza più problemi

Prosegue la collana di manuali realizzati da PromoVeneto per migliorare la qualità delle imprese alberghiere della Regione.

Le strutture alberghiere del Veneto sono da tempo impegnate a migliorare la qualità dei servizi offerti, specializzando nel contempo la propria offerta in segmenti di mercato diversificati che presentano notevoli potenzialità di crescita.
È il caso, ad esempio, del turismo congressuale, al quale PromoVeneto, il Consorzio di promozione turistica delle Camere di Commercio venete, ha dedicato, nell'ambito del progetto Marchio di Qualità, un manuale pratico di marketing, già disponibile per tutti gli operatori interessati ad espandere la propria attività in questi settori diversi. Si tratta di un mercato che negli ultimi anni ha visto crescere notevolmente la sua importanza (basti pensare che oggi in Italia il turismo congressuale rappresenta il 25% del reddito complessivo del settore), ma che richiede agli albergatori una buona conoscenza della clientela potenziale e una grande attenzione alle sue esigenze specifiche, abbastanza diverse da quelle della domanda tradizionale.

Ecco allora che il manuale "Marketing per Meeting e Seminari", dopo un quadro generale del settore, insegna agli albergatori non solo come presentare la propria struttura e contattare i potenziali clienti, ma anche tutti i segreti per ospitare nel modo migliore questo genere di eventi, predisponendo gli spazi nel modo più adeguato al tipo di incontro, prevenendo i possibili imprevisti e rapportandosi correttamente con gli ospiti, secondo le loro specifiche attese (generalmente, infatti, si tratta di persone abituate a viaggiare e quindi molto esigenti).

PREMESSA

Questo manuale, il 3° della serie dei Manuali per l'Ospitalità, che PromoVeneto ha voluto realizzare all'interno del progetto Marchio di Qualità nelle Imprese Alberghiere, è dedicato a tutti coloro che intendono fare un passo avanti nella propria offerta ospitale e hanno deciso di avvicinarsi al difficile (ma gratificante) mondo dei meeting e seminari.

Anche questo manuale, come i precedenti, offre non solo una serie di utili consigli, ma anche esempi pratici ed innovativi a cui attingere, oltre ad informazioni chiare su come muoversi per conquistare una posizione su questo mercato molto competitivo.

Ci auguriamo che questa pubblicazione aggiunga nuove conoscenze e dia concreti aiuti agli albergatori: solo in questo caso riterremo di aver raggiunto il nostro obiettivo e ci considereremo soddisfatti di questo lavoro. Per gli albergatori, naturalmente, lo sforzo non finirà con questo manuale. Qui abbiamo cercato di raccogliere il maggior numero di suggerimenti possibili, ma spetterà a loro, al loro entusiasmo, al loro spirito d'iniziativa, alle loro capacità, riuscire a conquistare questo interessante segmento di clientela. Siamo certi che, unendo gli strumenti forniti dal manuale all'impegno degli operatori, sarà possibile raggiungere l'obiettivo prefissato.

Ringraziamo, quindi, fin da ora, tutti coloro che vorranno intraprendere questa strada e contribuiranno, con il loro lavoro, a migliorare la qualità ospitale della nostra Regione e dell'intero Paese. Naturalmente, saremo grati a chi vorrà esprimere il proprio parere su questo manuale e fornirà utili suggerimenti per un eventuale, futuro aggiornamento dello stesso.

Giuseppe Bruni
Presidente di PromoVeneto

Vladimiro Riva
Segretario generale di Promoveneto

INTRODUZIONE

Da quando esiste l'umanità esistono anche i meeting. Da sempre, infatti, gli esseri umani sentono il bisogno di riunirsi per discutere su argomenti di interesse comune. E se nell'antichità questi potevano riguardare la caccia, la guerra, le trattative di pace, i festeggiamenti tribali, oggi forse le occasioni per incontrarsi sono più o meno le stesse, anche se con sfaccettature e titoli diversi.
Ciò che è cambiato, invece, sono i bisogni e le aspettative degli organizzatori e dei partecipanti ai meeting. Soprattutto dagli anni '50 ad oggi, da quando cioè le principali catene alberghiere internazionali (Hilton, Holiday Inn, Sheraton, Marriott) capirono l'importanza dei meeting e congressi dal punto di vista economico, il profilo di questa tipologia di clientela si è definito con maggiore precisione tanto da diventare, oggi, uno dei segmenti più difficili da soddisfare ma al tempo stesso interessanti.

Generalmente, infatti, si tratta di persone abituate a viaggiare, quindi esperte e con aspettative piuttosto elevate che chiedono in particolare risposte specialistiche, precise e rapide. Ma anche quando si tratta di eventi più piccoli, organizzati da aziende locali, queste si aspettano comunque efficienza e professionalità. Infatti, mentre chi sceglie l'albergo per una vacanza è disposto a perdonare qualche lentezza sul servizio e nelle risposte da parte del personale, la clientela di un meeting non ha tempo di aspettare, esige soluzioni immediate e non può accontentarsi di un "mi dispiace" se qualcosa non funziona. Tutto deve procedere bene in quel momento, non domani e neanche fra un'ora.
Per tale ragione, gli albergatori che intendono conquistare questo segmento di mercato, devono essere disposti ad offrire un prodotto qualificato e al tempo stesso elastico, in grado di adattarsi agli imprevisti con la massima efficienza, mantenendo sempre un grande autocontrollo. Per inserirsi in questo mercato non è quindi sufficiente essere dotati di un'ampia sala ristorante da trasformare all'occasione in sala meeting. Occorre invece:

- una buona pianificazione degli spazi;
- un'ottima conoscenza della domanda;
- una perfetta organizzazione interna, sia a livello di servizi che di personale.

Improvvisarsi alberghi per convegni e meeting può costare molto caro, sia in termini di immagine che di fatturato.

Con questo manuale si vogliono offrire consigli utili e idee pratiche a tutti gli albergatori che intendono conquistare il mercato dei meeting e seminari, specialmente di piccole e medie dimensioni. Infatti, le grandi conventions, i congressi, i simposi, che necessitano di un'organizzazione specializzata, solitamente hanno luogo nei centri congressi o nei grandi alberghi (nati già orientati a questa tipologia di clientela, quaindi attrezzati sia a livello di spazi che di servizi). Diverso è il discorso per tutti quei casi in cui vengono utilizzate le strutture alberghiere di dimensioni più ridotte, che sono la maggioranza in Italia.

Lo scopo di questo manuale non è, quindi, quello di essere un accademico testo di marekting, nè una guida tecnica per alberghi specializzati sul mercato dei grandi convegni e dei congressi. Piuttosto intende essere uno strumento operativo rivolto a quegli alberghi di medie dimensioni che hanno deciso di ampliare la loro offerta entrando sul mercato dei meeting e dei seminari. In questo modo ci auguriamo di aiutarli a fare le loro scelte e a prendere le decisioni più opportune, per percorrere con successo la strada intrapresa.

INDICE

Presentazione - pg. 5

Introduzione - pg. 7

1. Il mercato degli eventi congressuali - pg. 11
1.1 Le diverse tipologie e le loro caratteristiche - pg. 13
1.2 Gli organismi specializzati nell'organizzazione degli eventi - pg. 19

2. Il cliente dei meeting e seminari - pg. 22
2.1 Direzione generale: il decisore - pg. 23
2.2 Il responsabile amministrativo/agenzia viaggi interna - pg. 24
2.3 Il relatore/formatore - pg. 26
2.4 I partecipanti - pg. 27
2.5 I criteri utilizzati per la scelta della sede - pg. 33

3. Presentarsi e vendere sul mercato dei meeting e seminari - pg. 40
3.1 La realizzazione di una sala riunioni - pg. 40
3.2 Conoscete la concorrenza - pg. 56
3.3 Il materiale informativo - pg. 58
3.4 Il contatto con il cliente - pg. 69
3.4.1 Quando è il cliente a contattare l'albergo - pg. 69
3.4.2 Quando è l'albergo a contattare il cliente - pg. 80
3.5 Altre forme di comunicazione - pg. 101
3.6 La stesura del contratto - pg. 114

4. La gestione dell'evento - pg. 122
4.1 Preparare al meglio lo staff - pg. 122
4.2 Il pre-evento (lavorare con il responsabile organizzativo) - pg. 131
4.3 L'allestimento delle sale - pg. 139
4.4 Accoglienza e sistemazione dei partecipanti - pg. 141
4.5 La ristorazione - pg. 146
4.6 Il dopo-evento - pg. 152

Idee di marketing... dalle catene alberghiere internazionali - pg. 159

Conclusioni - pg. 164

Bibliografia - pg. 166